Wirtualny asystent – zdalna pomoc dla Twojej firmy

Umawianie spotkań, biurokracja i proste, powtarzalne zadania są zmorą wielu pracowników – niejednokrotnie zabierają więcej czasu niż oficjalne obowiązki. Firmy technologiczne obiecują, że te zadania można będzie zrzucić na wirtualnych asystentów.

• Nieefektywność i uciążliwa biurokracja zabierają nam nawet 1/3 czasu pracy.

• Automaty i wirtualni asystenci mają pomóc nam skupić się na realnych obowiązkach. Niestety nie zawsze działają jak należy.

• Zamiast do sztucznej inteligencji, można się zwrócić do wirtualnego, lecz żywego asystenta, który zdalnie wykona dowolne zadanie.

Pracownicy biurowi spędzają średnio 552 godziny rocznie na wykonywaniu administracyjnych bądź powtarzalnych zadań, niezwiązanych z ich podstawowymi obowiązkami – wynika z badania Unit4 na temat efektywności, przeprowadzonego w 12 rozwiniętych krajach.

552 godziny to równowartość 69 dni roboczych, czyli ok. 1/3 roku pracy. Najwydajniejsi na świecie są Norwegowie – poświęcają 19 proc. swojego czasu pracy na żmudną biurokrację. W innych krajach jest tylko gorzej.

W efekcie ogromna część pracowników zostaje po godzinach, żeby zdążyć ze swoimi podstawowymi zadaniami. Około 80 proc. Polaków pracuje w godzinach nadliczbowych, 60 proc. zajmuje się służbowymi sprawami w prywatnym czasie, a nieco ponad 40 proc. nawet podczas urlopu – wynika z badania Payback Opinion Poll.


REKLAMA




W czym wyręczy nas głośnik?

Kto nie chciałby zautomatyzować takich zadań jak pisanie raportów po spotkaniu, informowanie wszystkich o ustaleniach czy układanie mozaiki kalendarza na następny tydzień? Tradycyjnie takimi zadaniami zajmują się osobiste asystentki lub asystenci, jednak nie wszyscy mogą sobie pozwolić na utrzymywanie dodatkowego pracownika.

Firmy technologiczne stają więc na głowach, by wprowadzić automatyzację zadań do codziennego życia. Pod tym względem najbardziej znane są usługi gigantów branży, a zatem Alexa Amazona, Siri od Apple i Google Assistant. Twórcy tych usług starają się, by uzyskanie od nich informacji było jak najszybsze, jak najprostsze i jak najbliższe naturalnemu językowi. Z ich użyciem można skontrolować wydarzenia w kalendarzu, wysłać wiadomość czy podyktować notatkę. To niewiele. Szczególnie że komunikacja możliwa jest tylko po angielsku, ewentualnie po niemiecku w przypadku Google Assistant. Obsługi języka polskiego na razie nikt nie zapowiada.

Jeśli coś jest do wszystkiego…

Podczas kiedy giganci starają się dotrzeć do możliwie jak największej liczby odbiorców, oferując pomoc w codziennym użytkowaniu urządzeń, mniejsze firmy chcą naprawdę odciążyć pracowników.

Trzech byłych pracowników Google założyło start-up Bellgram, który ma być pomocą w prowadzeniu biznesu. W zamian za miesięczną subskrypcję obsługuje kontakty, integruje rachunki i analizy, tłumaczy mowę na pismo i vice versa.

Cleo analizuje rachunki bankowe, zauważa trendy i zwyczaje, a można zadawać jej pytania z poziomu komunikatora na smartfonie.

Amy dzięki dostępowi do kalendarza samodzielnie wymienia maile z innymi ludźmi, aż uda jej się ustalić dogodny dla obu stron termin spotkania – do 5 spotkań miesięcznie za darmo.

Mezi jest asystentem podróży, któremu można powierzyć organizację lotu, hotelu i wyżywienia.

Choć powyższe funkcje wydają się już całkiem użyteczne i mogłyby naprawdę pomóc w skróceniu godzin pracy, to niestety mają tę samą wadę, co Alexa i Siri – dostępne są tylko po angielsku. W Polsce powstał za to Edward, asystent dla działu sprzedaży, który generuje zarówno podpowiedzi, jak i wnioski na podstawie zachowań konsumentów.

– Na początku mieliśmy zwykły notes, potem Excela i systemy CRM. Edward jest kolejną generacją proaktywnych asystentów, którzy będą niejako cały czas przy nas. Będą w naszej kieszeni i nie będziemy musieli, po pierwsze, wpisywać żadnych danych w jakieś skomplikowane systemy, po drugie, nie będziemy musieli sami wyciągać wniosków z tych danych, bo zrobi to za nas asystent – wyjaśnia menadżer zarządzający z 2040.io Tomasz Wesołowski. – Edwarda traktujemy jako asystę dla menadżera, co pozwoli odciążyć go od tych najbardziej żmudnych zadań.

Wirtualna, ale żywa

Być może w przyszłości doczekamy się sztucznej inteligencji, która naprawdę pozwoli zaoszczędzić czas, biorąc na siebie odpowiedzialność za niektóre zadania. Na razie sztuczni asystenci albo służą do jednego rodzaju zadań, albo są mniej użyteczni niż zapytanie skierowane do zwykłej wyszukiwarki.

Czytaj też: Roboty zastąpią taksówkarzy, księgowych, dziennikarzy

Na szczęście istnieje jeszcze inna kategoria wirtualnych asystentów. Są to prawdziwe osoby, które ze światem wirtualnym mają tyle wspólnego, że trzeba się z nimi kontaktować przez telefon lub maila, a nie twarzą w twarz. Te, będąc żywymi ludźmi, nie mają żadnych ograniczeń co do zakresu wykonywanych zadań. Jedynym ograniczeniem jest ich cena – niższa niż w przypadku asystentki obecnej w biurze, ale wyższa niż w przypadku automatu.

Polską firmą zatrudniającą zdalnych asystentów jest BNG.

– Chcieliśmy uwolnić pracowników od powtarzalnych i monotonnych zadań, które choć nie są trudne, to jednak zajmują sporo czasu – mówi dyrektor Robert Sak.

Idea jest prosta: można zadzwonić do firmy i poprosić o wykonanie zadania. Asystenci mogą np. przygotować prezentację, zadbać o kalendarz, umówić spotkanie, poprowadzić konto w social media, napisać artykuł, zrobić tłumaczenie, a także znaleźć opiekunkę dla dziecka czy kupić prezent.

Mając do dyspozycji tylu różnorodnych pomocników, ciągle zostajemy w pracy po godzinach. Być może zmieni się to wraz z rozwojem sztucznej inteligencji, a może po prostu chcemy pracować więcej niż 8 godzin dziennie i żaden asystent tego nie zmieni.

– Polakom delegowanie zadań kojarzy się nadal ze „spychalstwem”. Myślą, że jeśli jest coś, czego nie chcą robić, to powinni to oddać komuś innemu. Tak naprawdę chodzi jednak o to, żeby ustalić priorytety swoich obowiązków. Trzeba wydobyć te, które będą najbardziej opłacalne dla firmy czy projektu i na nich się skupić. Pozostałe zaś oddelegować – Robert Sak.

Czy ta informacja była pomocna?